KAYITLI ELEKTRONİK POSTA REHBERİ VE KAYITLI ELEKTRONİK POSTA HESABI ADRESLERİNE İLİŞKİN TEBLİĞ İLE GETİRİLEN YENİLİKLER
KEP Kayıtlı Elektronik Posta demektir. Kayıtlı Elektronik posta sistemi özellikle Yeni Ticaret Kanununda geçen ve şirketler için büyük kolaylık sağlayacak bir sistemdir.
Son zamanlarda teknolojinin ilerlemesine paralel olarak internet ortamında bilgi ve belge paylaşımı şirketler arasında oldukça yaygın bir şekilde kullanılmaktadır. E-posta şirketlerin işlerinde ve iletişiminde ciddi kolaylıklar sağlamaktadır. Özellikle doküman ve belge gönderimleri artık neredeyse tamamen e-posta üzerinden yapılmaktadır. E-posta ile yapılan bilgi ve belge alışverişlerinin güvenli olması şirketler için vazgeçilmez bir unsurdur. Ama artık sadece güvenli olması yetmemekte hukuken de şirketler için yaptırımlar taşıması gerekmektedir. Bu sebeplerle Yeni Ticaret Kanununda belirtilen maddeye dayanarak “Kayıtlı Elektronik Posta Rehberi ve Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Adreslerine İlişkin Tebliğ” çıkarılmıştır. Bu tebliğ ile postaların güvenliğinin daha da artırılarak hukuken de geçerli olması hedeflenmiştir. Kayıtlı Elektronik Posta sistemi e-postaların iletilmesi ve teslim edilmesi konularında hukuki ispat aracı sayılmaktadır. Bu nedenle KEP sistemi için nitelikli ve hukuk güvencesinden faydalanabilen e-posta sistemi denilebilir.
Yeni Ticaret Kanunu ile getirilen bu sistem şirketlerin oldukça işlerine yarayacaktır. Şirketlerin muhakkak KEP başvurusu yapması ve kayıtlı e-posta üzerinden yazışma ve belge paylaşımı yapması Ticari Davalarda çok sık karşılaşılan ispat sorununu ortadan kaldırmış olacaktır. İspat sorunu özellikle postaların güvenli olmamasından ve postalara farklı yerlerden erişim imkânı olmasından dolayı yaşanıyordu. Oysa KEP sistemi ile bu sorun tamamen çözülmüş olacak ve güvenlik konusunda tereddüt kalmayacaktır. KEP sistemi bir nevi e-postaların kayıt sistemi ile güvenliğinin ilgili kuruluşlar tarafından sağlanmasını ve güvenliğin garanti edilmesini sağlayacak.
KEP sistemine kayıt olmuş e-postalardan gönderilen ve alınan mailler hukuki olarak delil teşkil edebilecektir. Bu sistemin özellikle şirketler açısından en faydalı yönü bu olacaktır. KEP hizmeti anlaşılan hizmet sağlayacıları tarafından verilecektir. Şu an itibariyle 3 kuruluş KEP hizmeti sunmaktadır. Kuruluşların sağladığı hizmetlerin içerisinde e-postaların gönderilmesi ve alınmasının yanında bu postaların içeriğindeki bilgi ve belgelerin güvenli bir ortamda saklanması da sunulmaktadır.
TÜZEL KİŞİLER İÇİN YAPILAN SON DEĞİŞİKLİKLER
06.03.2013 tarihinde KEP ile ilgili tebliğde bir kısım düzenlemelere gidilmiştir. Resmi gazetede yayınlanarak yürürlüğe giren değişiklikleri sizler için aşağıda derledik.
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile ilgili yapılan değişiklik ile Tüzel kişiliğin çalışanları, müşterileri, üyeleri veya hissedarları için (bunlardan biri yeterli) tüzel kişilik adına kurumsal başvuru yapacaktır. (Madde 1 N Fıkrası gereğince) KEP Başvurusunda aşağıda tabloda bildirdiğimiz bilgi veya belgelerin bulunması zorunludur.
Alanlar Zorunlu(Z)
KEP Hesabı Adresi Z
MERSİS No veya Ticaret Sicil No Z
Tüzel Kişinin Tam Adı Z
Ana Faaliyet Alanı Z
Merkezinin Bulunduğu İl Z
Adres Bilgileri Z
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) ile ilgili yapılan bir diğer değişiklik ise 11.Maddenin 4. 5. ve 6. fıkrasında olmuştur. Buna göre;
KEP hesabının Tüzel Kişiler KEP başvurusunda bulunurken isim olarak MERSİS NO, MERSİS NO + Rakam veya rakamlar, Tüzel kişi adı ve Tüzel kişi adı + rakam veya rakamlar olarak belirleyebilirler. Tüzel kişiler için Alan adı kısmı ise TüzelKişiAdı.hsY.kep.tr formatında olacaktır. Alan adı da Tüzel kişi adı Hesap Sahibi Yetkilisi Kep.tr olarak kayıt yapılacaktır. Bu alan adları sadece KEP hesap adresleri için kullanılacak ve yönetimi hesap sahibi tarafından yapılacaktır.
KEP hesabı oluşturmak için Tüzel Kişilik yetkilisi yazılı olarak aşağıdaki tablodaki 3 kuruluştan birine başvurmak zorundadır. İlgili belgeleri bu kişi yazılı başvuru da sunacaktır. Yetkili kişi KEP hesabı adresi verilecek kişinin kimlik bilgilerinin doğru tespit edilmesinden de sorumludur.
KEP BAŞVURULARININ YAPILABİLECEĞİ KURULUŞLAR
1- Posta ve Telgraf Teşkilatı Genel Müdürlüğü
2- TNB Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılığı ve Ticaret A.Ş
3- Tü rkkep Kayıtlı Elektronik Posta ve Hizmet Sağlayıcılığı Ticaret A.Ş
BAŞVURU İÇİN GEREKLİ EVRAKLAR
Başvuru evraklarınde firmalar için formlar açısından değişiklikler olsa da tebliğ itibariyle başvuru aşamasında Tüzel Kişilik için başvuranlardan aşağıdaki evraklar istenecektir.
1- Ticaret Sicil Tasdiknamesi veya Faaliyet Belgesi (Ticaret Sicil Memurluğundan alınması gerekli)
2- Şirketin İşlem yetkilisi olarak belirlenen kişilerin Nüfus Cüzdanı, Pasaportu veya Sürücü Belgesi gibi fotoğraflı, Tc numarası bulunan ve kimlik yerine geçebilen resmi belge. (Kimlik Tespiti İçin)
3- Noter Onaylı İmza Sirküleri (Noter onaylı imza sirkülerinin içeriğinde başvuruyu yapacak kişinin şirketi temsil yetkisinin açıkça yazması ve bu temsilin bir süre ile sınırlandırılması gerekmektedir. Ayrıca şirket yetkilisinin tek başına yoksa birlikte mi imza yetkilisi olduğu açıkça yazılmalıdır.)
4- Başvuruyu yapacak kişinin şirketin yasal temsilcisi olduğunun ilan edildiği Ticaret Sicil Gazetesinin bir sureti (eğer kişi Ticaret Sicil Gazetesinde yetkili olarak ilan edilmemişse o kişi Tüzel kişilik adına başvuru yapamaz.)
5- Yasal Temsilci işlemi bizzat kendi yapmayacaksa yetki verdiği kişi için Noter vasıtası ile düzenlenmiş vekâletname aslı gerekmektedir. Vekâletname düzenlenirken açık bir şekilde “Kayıtlı Elektronik Posta sistemine XXX Tüzel kişiliğinin kayıt ettirilmesi için ilgili her türlü işlemi yapma yetkisine haizdir” gibi bir ibare geçmelidir.
6- Kuruluşlara göre değişen fakat genel itibariyle birbirine çok benzer olan Müşteri Sözleşmesi başvuru aşamasında imzalanmalıdır.
7- Kuruluş tarafından sözleşmenin ekinde Başvuru Formu olarak verilecek belgede istenilecek bütün bilgilerin doldurulması ile de başvuru tamamlanmış olacaktır
